PREGUNTAS FRECUENTES ACERCA DE LA NÓMINA ELECTRÓNICA

¿FACTURATECH ofrecerá a sus clientes la Solución para generar Nómina Electronica?

Por supuesto.
Facturatech entiende perfectamente el proceso de generación de Nómina Electrónica ya que en México ofrece esta solución a sus clientes desde 2017. Al ser éste un paso lógico en el proceso de migración a los documentos electrónicos en Colombia, Facturatech está listo y esperando solo a que la DIAN establezca las reglas definitivas para la emisión, para poder ofrecerlo a sus usuarios colombianos.

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de nómina electrónica?

Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique; derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.

¿Qué es el CUNE?

Es el Código Único de documento soporte de pago de Nómina Electrónica. Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el documento.

¿Qué son las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica?

Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas (DIAN).

¿Qué son los valores devengados de nómina?

Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el - anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica.

¿Qué características generales debe de tener el documento soporte de pago de nómina electrónica?

  1. Está denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
  2. Apellidos y nombre(s) o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  3. Apellidos y nombre(s) y número de identificación del beneficiario del pago.
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el - anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica -.
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el - anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica -.
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.
  9. El contenido del - anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica - establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido del que trata el presente artículo.
  10. El medio de pago que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el - anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica -.
  11. Fecha y hora de generación.
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre(s) o razón social y número de identificación tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

¿Qué son los valores deducidos de nómina?

Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el - anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica.

¿Cada cuánto tengo que emitir el comprobante de nómina?

Deberá generarse en forma mensual acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.

¿Quiénes deben generar, transmitir y validar el documento de nómina electrónica?

Aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos a una cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique.

Una vez pagada la nómina, ¿qué tiempo tengo para emitir el documento correspondiente?

Se tendrá plazo para la transmisión del documento citado, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual debió generarse la información, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice la validación del mismo.

¿Cuál es el idioma y moneda en el contenido de la nómina electrónica?

Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.

¿Qué características generales debe de tener el documento soporte de pago de nómina electrónica?

  • Ingresa al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, deberás seleccionar la funcionalidad de documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Señala en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad de documento soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste de documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Registra en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los software que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento.
  • Inicia las pruebas mediante las cuales deberás demostrar que el o los software, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el - anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica -.
  • Confirma el resultado de las pruebas que trata el numeral anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad de documento soporte de pago de nómina electrónica, actualizará el estado de «solicitado» a «habilitado»; en caso contrario deberás continuar con las pruebas hasta obtener el estado de «habilitado».
  • Una vez se encuentre en estado «habilitado», automáticamente migrará a producción en operación.

¿Qué características generales debe de tener las notas de ajuste que se derivan del documento soporte de pago de nómina electrónica?

  1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
  2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
  3. El número y la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico (CUNE) del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
  4. El código único de documento soporte de pago electrónico (CUNE).
  5. El tipo de documento de ajuste según corresponda.
  6. La fecha y hora de generación.
  7. La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.
  8. Los apellidos y nombre(s) o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica.
  9. Los apellidos y nombre(s) o razón social y número de identificación del beneficiario de pago.
  10. La firma digital del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  11. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico (CUNE), del documento de nómina electrónica que se anula.

¿Qué criterios aplicar para el redondeo?

Entre 0 y 5. Mantener el dígito menos significativo.
Entre 6 y 9.. Incrementar el dígito menos significativo.
5, y el segundo dígito siguiente al dígito menos significativo es cero o par. Mantener el dígito menos significativo.
5, y el segundo dígito siguiente al dígito menos significativo es impar. Incrementar el dígito menos significativo.

Los valores monetarios permitirán una tolerancia de error + - 2.00.

Nota

La fórmula de redondeo utilizada en estos momentos es la round-half-to-even cuya definición se puede encontrar en la siguiente dirección https://www.w3.org/TR/xpath-functions-31/#func-round-half-to-even, y, corresponde a la norma técnica colombiana NTC 3711 (Norma técnica internacional JIS Z 8401).

¿Se pueden usar valores negativos?

Todos los valores monetarios deberán ser expresados en valores positivos. La naturaleza del signo negativo o positivo la otorga el concepto de campo, mas no está incluido en el valor. Se informa la generación de la regla VLR01.

¿Qué procede si la DIAN presenta inconvenientes?

Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 12 de esta resolución, el sujeto al que se refiere el artículo 4 de la presente resolución deberá transmitir el documento soporte de pago de nómina y/o las notas de ajuste del citado documento en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación, donde se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.