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¿Cómo definir la estrategia adecuada para su empresa?

¿Cómo definir la estrategia adecuada para su empresa?

Liquidación o auditoría posterior: la convivencia de diferentes modelos

 

Modelo posterior a la auditoría: Es el modelo que está vigente en Europa, pero también tiene presenta en Estados Unidos, India, Australia, entre otros. La Unión Europea hace posible la facturación electrónica y la acepta como prueba de IVA siempre que garantice la integridad, autenticidad y legibilidad de la factura a lo largo de su ciclo de vida, desde su emisión o recepción hasta el último día de su archivo; y de eso es en lo que consiste este modelo.

 

Modelo de liquidación: Es el modelo por el que han optado otros países y consiste básicamente en un modelo completamente distinto que se basa en una relación tripartita entre el vendedor, el comprador y la administración tributaria. El enfoque de autorización requiere que el proveedor obtenga para cada factura la aprobación previa del estado antes de enviarla al comprador. Este es el modelo usado más por por muchas potencias emergentes como México, Sudamérica, Rusia, China, entre otros; pero también más recientemente por países europeos como Italia.

 

     No obstante, es importante aclarar que, aunque un país opte por un modelo u otro, su regulación acerca de la facturación electrónica seguirá siendo diferente al de otro país.

 

6 criterios para definir su estrategia de facturación electrónica 

 

     La estrategia de una empresa debe basarse en una estrategia donde exista un adecuado control de las facturas de clientes y proveedores. Esta estrategia es definida sobre la base de criterios que deben tenerse en cuenta para garantizar la legalidad del proceso implementado y su éxito operativo.

 

1- Conocer bien dónde está su negocio y su objetivo:  Es evidente que este es uno de  los criterios fundamentales. No todas las organizaciones son iguales, así que depende del nivel de madurez en la que se encuentre su empresa, su objetivo principal y de qué se trata, por lo que la estrategia en cada empresa variará. Puede variar su enfoque del proyecto desde el formato que usa para las facturas y la forma en que automatiza el proceso, hasta si es un proceso aparte o integrado a su gestión financiera.

 

2- Su cliente: El perfil de su cliente es fundamental para las decisiones que tome su empresa, incluyendo las decisiones que tengan que ver con la facturación electrónica. Aspectos como su ubicación geográfica, por ejemplo, tendrán influencia en su estrategia ya que las restricciones legales y requisitos en cada país son diferentes.

 

3- Garantía de que sus facturas son auténticas y que la información que contienen es precisa:  De acuerdo con el Consejo Internacional de Archivos, un documento auténtico es traducido en persistencia en el tiempo de sus características originales, es decir,  el contexto, la estructura y el contenido. Por lo tanto, un documento auténtico es un documento que conserva su fiabilidad original. Para que una factura sea auténtica puede hacerlo mediante  el uso de EDI, la firma electrónica o a través del establecimiento de una pista de auditoría confiable.

 

4. Facturar de forma conforme: usted debe cerciorarse de que sus facturas realmente corresponden a bienes o servicios  producidos o entregados.

 

5. Legibilidad de su factura: es fundamental que sus facturas sean legibles durante todo el proceso de facturación. Existe una variedad de formatos disponibles  (EDI, CSV, PDF, papel, etc= y esto incrementa el riesgo de pérdida de facturas o degradación de la calidad de los datos, por lo que debe asegurarse de mantener  un orden con su formato.

 

     Tener en cuenta estos criterios para facturar le permitirá definir una estrategia de facturación adecuada y le permitirá optimizar su implementación. ¡No dude en mejorar sus procesos operativos!

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